Zó gaat ESA om met uw persoonsgegevens

Vanaf 25 mei 2018 is de vernieuwde privacywetgeving van de Europese Unie, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG bevat regels voor de verwerking van persoonsgegevens. Ook voetbalvereniging Excelsior Sportief Arnhem (ESA) verwerkt persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan uw naam en contactgegevens. Het is onze taak en zorg dat wij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. Daarom maken wij voor u inzichtelijk welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor wij deze gebruiken en hoe wij met uw gegevens omgaan.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Van leden hebben wij naam, geboortedatum, adresgegevens, geslacht en een IBAN rekeningnummer nodig. Van jeugdleden hebben wij ook gegevens nodig van ouder(s) of verzorger(s), waaronder adres- en contactgegevens (indien dit afwijkt van het jeugdlid). Daarnaast hebben wij gegevens nodig zoals een e-mailadres en telefoonnummer waarop u te bereiken bent voor wat betreft onze verenigingsactiviteiten. Uiteraard bestaat de mogelijkheid dat wij meer gegevens van u verwerken, maar dat doen wij niet zonder dat u daar weet van heeft.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?
Uiteraard van leden en ouder(s) of verzorger(s) van jeugdleden, maar ook van vrijwilligers, leveranciers, sponsoren, contractpartners of andere personen waar wij mee in contact treden.

Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens om contact op te kunnen nemen met betrokkenen binnen de vereniging (leden, vrijwilligers, sponsoren, etc.), voor de facturatie, voor verwerking in ons speler volgsysteem ‘TeamPlan’, de bezorging van onze nieuwsbrief, onze ledenlijst en het lidmaatschap van de KNVB. Met betrekking tot dit laatste punt is tevens een pasfoto verplicht voor spelende leden vanaf bepaalde leeftijdscategorieën. 

Daarnaast gebruiken we de gegevens ten behoeve van de kernactiviteit van onze vereniging, namelijk alles wat met voetbal te maken heeft. U kunt hierbij denken aan teamindelingen, verenigingsactiviteiten, bijeenkomsten, etc. Ook worden persoonsgegevens gebruikt voor de Wedstrijdzaken-app van de KNVB en de voetbal.nl-app. Naam en foto worden getoond, maar u kunt als gebruiker zelf de privacygegevens aanpassen en zodoende naam en/of foto afschermen indien u dit wenst. Het wijzigen van gegevens in de apps van personen jonger dan 16 jaar, dient te gebeuren door de ouder(s) of verzorger(s) van de betreffende app-gebruiker.

Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om?
In de omgang met uw persoonsgegevens gebruiken wij in het kader van zorgvuldigheid een aantal wettelijke uitgangspunten: rechtmatigheid, doelbinding, noodzakelijkheid en minimale gegevensverwerking, gegevens moeten juist en actueel zijn, niet langer bewaren dan noodzakelijk en veilig en integer.

Wat merkt u ervan?
De AVG verwacht van u geen inspanning, dus in principe verandert er voor u niets. Het kan wel zijn dat u rechtstreeks met de AVG te maken krijgt, bijvoorbeeld wanneer wij u ten behoeve van een bepaalde activiteit om toestemming voor de verwerking vragen. In alle andere gevallen zorgen wij er zelf voor dat wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG behandelen.

Beeldmaterialen

Tijdens wedstrijden, trainingen, toernooien en andere verenigingsactiviteiten kunnen beeldmaterialen (b.v. foto’s of video’s) worden gemaakt. Deze beeldmaterialen kunnen op de website van ESA, op de televisieschermen in het sportcentrum of op de social media kanalen van ESA geplaatst worden. Bij het plaatsen van beeldmaterialen op één of meerdere van deze mediakanalen wordt altijd zorgvuldig beoordeeld of deze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch beeldmaterialen geplaatst zijn waarbij u oordeelt dat hier onverhoopt toch sprake van is, dan kunt u een e-mail sturen naar [email protected] onder vermelding van een referentie naar de betreffende beeldmaterialen.

ESA heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op andere kanalen dan die door ESA zelf worden beheerd. De volgende media worden beheerd door ESA:

Website:         www.esa-rijkerswoerd.nl

Facebook:       ESA Rijkerswoerd

Instagram:      esa_rijkerswoerd

Indien u van mening bent dat ESA hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende beeldmaterialen te verwijderen, neem dan contact op met ons via [email protected] met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. ESA zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. 

Verstrekking aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden zonder uw voorafgaande toestemming, tenzij hiertoe op grond van een wettelijke bepaling een bevoegdheid bestaat of indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de eerder beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor de verzorging van de contributiefacturatie en de ledenadministratie. 

In ieder geval worden persoonsgegevens van leden gedeeld met de KNVB, aangezien het lidmaatschap van onze vereniging gekoppeld is aan een KNVB-lidmaatschap. Zonder het KNVB-lidmaatschap kan er niet gevoetbald worden, zodat het delen van gegevens hier noodzakelijk is. 

Als het niet gaat zoals het hoort
Uiteraard kan er ondanks onze inspanningen altijd iets onvoorziens gebeuren. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, de website waar teveel informatie op staat of het verliezen of kwijtraken van informatie. In zo’n geval is het van belang dat u ons zo spoedig mogelijk daarvan op de hoogte brengt, zodat wij actie kunnen ondernemen om erger te voorkomen en zo nodig betrokkenen te informeren. U kunt daarvoor onderstaande contactgegevens gebruiken.

Toezicht
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de nationale toezichthouder die erop toeziet dat de AVG wordt nageleefd. Dit geldt ook voor onze vereniging. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de AP: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Uw rechten
Omdat wij uw persoonsgegevens verwerken heeft u ingevolge de AVG een aantal rechten:

• Recht op informatie: u kunt vragen of uw persoonsgegevens worden verwerkt
• Inzagerecht: u heeft de mogelijkheid om na te gaan of, en op welke manier uw gegevens worden verwerkt
• Correctierecht: als duidelijk wordt dat gegevens niet kloppen, kunt u verzoeken om dit te corrigeren
• Recht van verzet: u kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken
• Recht om vergeten te worden: in gevallen waar u specifiek aan ons toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, kunt u ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen
• Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

U kunt uw verzoek schriftelijk of per e-mail ([email protected]) indienen. Wij zullen op dit verzoek in ieder geval binnen 4 weken reageren. Vervolgens kunt u ons verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen, waarbij u in uw verzoek dient aan te geven welke wijzigingen u wenst. Ook op dit verzoek zullen wij in ieder geval binnen 4 weken reageren. Om misbruik te voorkomen kunnen we u vragen om u te identificeren.

Let op: Indien u jonger dan 16 jaar oud bent, mogen wij uw verzoek alleen in behandeling nemen na akkoord van uw wettelijk vertegenwoordiger.

Heeft u nog vragen?
Met deze privacyverklaring willen we u informeren over hoe we omgaan met persoonsgegevens. Omdat privacy een veelomvattend thema is en soms erg specifiek, bevat dit privacyreglement niet alle informatie. Mocht u specifieke vragen hebben dan kunt u hiervoor allereerst bij onze contactpersoon terecht.

Contact
Uw contactpersoon met betrekking tot privacy is onze secretaris en is bereikbaar via e-mail [email protected].